Expenses Management

BackOffice Optimization

Expenses Management

A relação dos colaboradores com a própria empresa pode melhorar significativamente através de introdução de tecnologia. Uma das áreas em que esta melhoria é mais evidente é nos processos de requisição de viagens, aprovação de despesas e processos equivalentes.

Quando o número de colaboradores envolvidos nestes processos ou, o número de viagens e despesas é elevado, a automatização dos processos de requisição, aprovação, controlo de limites autorizados e contabilização automática em projectos ou centros de custo permite uma agilização significativa destes processos.

Cada colaborador preenche as requisições ou formulários de justificação de despesas, desencadeando um processo de conferência e aprovação. Os responsáveis recebem notificações com a informação necessária para proceder à respectiva aprovação.

No final do processo, os valores são integrados no ERP, permitindo uma associação correcta ao centro de custo ou ao projecto a que dizem respeito. Desta forma evitam-se erros por introdução repetida de valores, má contabilização de custos e consegue-se uma rastreabilidade completa do processo, sabendo-se exactamente quem autorizou cada uma das despesas. Quem autoriza os pagamentos pode também consultar todo o processo.

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